Secrétariat

Formation secrétaire assistant(e)

Formation professionnelle de secrétariat

Formation – Assistant(e) : clé de voûte de l’efficacité du service Les 3 missions clés du métier Formation mixte Enjeu : Acquérir les fondamentaux A l’heure où les managers et les équipes doivent être de plus en plus réactifs, où ils gèrent de plus en plus de projets avec un nombre accru d’interlocuteurs, le rôle de l’assistant(e) devient essentiel pour garantir l’efficacité de chacun : remplir la mission du service dans les délais, gagner du temps dans la pléthore d’informations à traiter, donner une image positive du service et de l’entreprise, aplanir les difficultés. Organisé(e), pivot de l’information, facilitatrice, voilà ce que les managers et les équipes attendent d’un(e) assistant(e) aujourd’hui. La formation “Assistante : clé de voûte de l’efficacité du service” vous apporte les méthodes et outils essentiels pour développer votre contribution à l’efficacité de votre service.

Public

  • Assistant(e) débutant(e)
  • Toute personne en reconversion qui n’a pas reçu de formation initiale au métier et qui souhaite faire reconnaître ses compétences.
  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Durée

  • À définir selon vos besoins

Dates

  • En intra / en inter : Selon vos besoins

Objectifs de la formation

 

• Maîtriser les indispensables à l’exercice du métier d’assistant(e) aujourd’hui.

• Appliquer des comportements professionnels.

• Développer son autonomie et sa confiance en soi.

• Les acquis du cycle sont :

o le positionnement : rôles et missions de l’assistant(e) ;

o les compétences clé : organisation et gestion des priorités, gestion de l’information et classement, expression écrite sur tout support et expression orale, techniques de communication.

Programme

En amont, un questionnaire d’auto-positionnement pour se situer et définir ses priorités

  • Situer la fonction d’assistant(e) (2 jours)

1 – Définir les rôles et les missions

• Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir-être.

• Créer le guide des procédures du poste : méthodes et applications.

2 – Savoir travailler avec le manager et l’équipe

• Identifier les conditions d’une collaboration réussie.

• Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de l’équipe.

• Savoir satisfaire les attentes.

3 – Gérer les informations et classer avec méthode

• Connaître les règles d’un classement efficace.

• Utiliser la méthode adaptée.

• Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents.

• Mettre en œuvre un plan de classement évolutif.

• Organiser le classement électronique des documents.

4 – Activité à distance

  • Maîtriser les écrits professionnels (2 jours)

1 – Courriers et e-mails

• Concevoir et rédiger des écrits structurés.

• Soigner la forme et la présentation des écrits : les règles fondamentales.

• Améliorer son style.

2 – Réaliser des comptes rendus simples

• Prendre des notes.

• Structurer et rédiger le compte rendu.

3 – Réussir ses synthèses : notes, bilan, étude de dossiers

• Aborder la synthèse avec méthode.

• Repérer et sélectionner l’essentiel de l’information.

• Restituer l’information utile de façon structurée.

4 – Activités à distance

Pour découvrir un sujet en lien avec votre formation :

  • Gérer ses priorités et renforcer ses compétences relationnelles (2 jours)

1 – Gérer le temps et les priorités

• Identifier sa relation personnelle au temps et ses sources d’efficacité.

• Définir et gérer les urgences (différence entre urgent et important).

• Savoir planifier avec méthode.

2 – Communiquer efficacement

• Acquérir des attitudes de communication efficaces :

o écoute active ;

o reformulation ;

o questionnement.

3 – Renforcer son aisance relationnelle

• Adopter un langage proactif.

• Renforcer son affirmation de soi.

• Savoir présenter ses idées à l’oral.

4 – Activité à distance

Évaluation des acquis

Les plus de la formation

Prérequis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Évaluation de la formation

  • La validation des acquis se fait tout au long de la formation à travers d’exercices et des études de cas
  • Un questionnaire d’évaluation est remis à chaque participant à l’issue de la formation

Contact centre de formation

Pour toute question, nous vous invitons à contacter notre centre de formation

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